【動画公開】個人情報・個人データ・保有個人データの違いを名刺・契約書等を例に整理

個人情報・個人データ・保有個人データの違い（結論）

もっとも重要な点として、個人情報保護法では、「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」は別の概念である。

企業実務では個人情報該当性だけでなく、個人データ該当性を正確に理解することが重要である。なぜなら、安全管理措置、漏えい等対応、第三者提供規制など、多くの規制は個人データを対象としているためである。

項目	個人情報	個人データ	保有個人データ
概念の広さ	最も広い	中間概念	最も狭い
法律上の位置付け	基本概念	個人情報データベース等を構成する個人情報	開示等の権限を有する 政令の例外に当たらない 個人データ
検索性	不要	必要	必要
体系的構成	不要	必要	必要
名刺（未整理）	○	×	×
名刺（紙でも整理済）	〇	〇	〇
名刺管理ソフト	○	○	○
社員台帳	○	○	○
一般的な監視カメラ映像	○	通常×	×
安全管理措置	×（対応した方が良い）	○	○
第三者提供規制	×（対応した方が良い）	○	○
開示請求等対応	×（対応した方が良い）	一部	○

本記事のポイント

• 個人情報保護法では「個人情報」と「個人データ」を区別して理解する必要がある
• 個人情報は最も広い概念であり、個人データはその中に含まれる概念である
• 実務上の主要な規制の多くは個人情報ではなく個人データを対象としている
• 安全管理措置、漏えい等対応、第三者提供などでは個人データ該当性の判断が重要となる
• 紙媒体でも個人データに該当する場合がある
• 検索性と体系的構成性が個人データ判断の重要なポイントとなる
• これは民間事業者（および規律移行法人）向け解説であり、公的機関は異なる（個人情報＞保有個人情報＞個人情報ファイル）

担当者がまず確認すべき事項

• 個人情報と個人データの差異を理解しているか
• 自社内で個人データに該当する情報を正しく把握できているか
• 個人データへの規制を理解しているか

動画解説

本記事に記載しきれていない部分も動画には含まれています。動画の方が、内容が豊富で、かつ熱量や細かなニュアンスまでお伝え可能なため、ぜひ動画でご視聴ください。1.5倍速視聴もおすすめです。

https://www.youtube.com/watch?v=KivUjdkG5Mw

タイムライン

• 00:00 はじめに
• 00:50 個人情報・個人データ・保有個人データの関係
• 01:36 個人データに適用される主要規制
• 03:18 個人情報と個人データの違い
• 04:01 名刺の具体例
• 05:52 契約書・注文書の具体例
• 07:00 保有個人データの考え方
• 08:40 監視カメラ映像の具体例
• 09:31 社員情報の具体例

個人情報・個人データ・保有個人データの関係

個人情報が最も広い概念であり、その中に個人データ、その中に保有個人データという関係がある。

民間部門における包含関係

• 個人情報
  • 個人データ
    • 保有個人データ

このように範囲が狭くなっていく。

公的機関

本記事は民間部門（国公立病院・国公立大学等の規律移行法人も含む）向け解説記事である。公的機関は、

• 個人情報
  • 保有個人情報
    • 個人情報ファイル

という整理になるので留意されたい。

個人情報保護法上の定義

まず法律上の定義を確認しておきたい。

個人情報とは

個人情報とは、この三つ（個人情報、個人データ、保有個人データ）の概念の中で最も広い概念である。

個人情報保護法第2条第1項

この法律において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
一　当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項第二号において同じ。）で作られる記録をいう。以下同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）
二　個人識別符号が含まれるもの

個人データとは

個人情報保護法１６条３項で以下の通り個人データが定義されている。

３　この章において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

そして、個人データの定義中で重要な要素となる個人情報データベース等は個人情報保護法１６条１項で定義されている。

１　この章及び第八章において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの（利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。）をいう。
一　特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
二　前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの

つまり、単なる個人情報ではなく、個人データの要点は、

• 検索できる
• 体系的に構成されている

という点になる。

よくある誤解

個人データという言葉から、

• 個人データは電子データ
• 個人情報は紙媒体

というイメージを持つ人もいる。

しかし、この理解は正しくない。

紙媒体でも個人データになり得る。

また、個人情報データベース等という概念も、一般的なIT用語のデータベースと完全に同じ意味ではない。

保有個人データとは

保有個人データとは、以下を言う。定義は個人情報保護法１６条４項に置かれている。

• 開示等の権限があり
• 政令で定める例外に該当しない
• 個人データであること

４　この章において「保有個人データ」とは、個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの以外のものをいう。

そのため委託を受けて預かっているだけのデータは、開示等権限がないので、通常は保有個人データには該当しない。

なぜ個人情報より個人データの理解が重要なのか

個人情報実務では個人情報該当性だけの理解では不十分であり、個人データ該当性まで理解しなければ適切な法対応はできない。

個人情報保護法に関する相談では、「これは個人情報ですか」「こうすれば個人情報ではなくなりますか」という質問が非常に多い。

このような質問は重要である。個人情報該当性は個人情報保護法対応を理解するうえでの根幹部分だからである。

しかし、企業実務の観点では、個人情報であるかどうか以上に、個人データであるかどうかが重要となる場面が多い。

個人情報保護法という名称から、「個人情報であれば規制対象となり、個人情報でなければ法律は関係ない」という理解をする人もいる。

しかし実際には、多くの規制は個人情報そのものではなく、個人データを対象としている。

実務で問題になる主な規制

個人データとの関係が特に重要になる規制として、次のようなものがある。

• 安全管理措置
• 委託先監督
• 漏えい等インシデント対応
• 第三者提供

これらは企業の個人情報保護対応の中核となる論点である。

したがって、個人情報該当性だけを理解していても、個人情報保護法対応としては不十分であり、個人データ該当性まで正しく把握する必要がある。

実務上のポイント

• 個人情報該当性だけで法対応を判断しない
• 個人情報保護法の各規律の対象が何かを整理する

規制対象としての違い

概念としては個人情報の方が広いにもかかわらず、実務上は個人データの方が重要になる場面が多い。

個人情報の定義は広く、個人情報に該当する情報は非常に多い。そのため、個人情報保護法の各種規律では、個人情報を規制対象とせず、個人データを規制対象としているとも考えられる。

具体例①名刺は個人情報・個人データ・保有個人データか

同じ名刺でも管理方法によって個人データになる場合とならない場合がある。

未整理で保管した名刺

名刺には氏名や所属先など個人に関する情報が含まれている。

そのため名刺は個人情報である。

これは、その名刺に記載された内容が仮に公表情報であっても変わらない。個人情報である。

しかし、受け取った名刺を整理せずに束のまま保管している場合はどうか。

特定の人の名刺を探そうとしても、一枚ずつ確認しなければならない。

この場合は検索性がなく、体系的にも整理されていない。

したがって、個人情報ではあるが個人データではない。

名刺管理ソフトに登録した場合

名刺を名刺管理ソフトに登録した場合は、通常、検索が可能になる。

この場合は、個人情報かつ個人データに該当する。

紙媒体で整理されている場合

紙媒体でも、

• あいうえお順
• 索引付き

などの形で整理されていれば検索性が存在する。

この場合は紙であっても個人情報かつ個人データとなる。

ケーススタディ1 名刺の束

状況

展示会で交換した名刺200枚を机の引き出しに未整理の状態でだばーっと入れている。

結論

• 個人情報には該当する
• 個人データには該当しない可能性が高い
• 保有個人データにも該当しない可能性が高い

理由

検索性も体系的構成物性もないためである。

ケーススタディ2 名刺ホルダー

状況

商談中に名刺交換した名刺を五十音順にファイルやホルダーに整理している。

結論

• 個人情報に該当
• 個人データにも該当
• 保有個人データにも該当

理由

検索性および体系的構成物性が存在するためである。

ケーススタディ3 Excel顧客一覧

状況

顧客会社名・担当者名・会社電話番号をExcelで管理。

結論

• 個人情報
• 個人データ
• 保有個人データ

に該当する可能性が高い。

ケーススタディ4 顧客一覧を印刷した紙

状況

顧客会社名・担当者名・会社電話番号をExcelで管理しプリントアウトした紙。

結論

• 個人情報
• 個人データ
• 保有個人データ

に該当する可能性が高い。

紙であっても、検索性・体系的構成物性が認められる可能性が高い。

実務上のポイント

• 紙か電子かで判断しない
• 検索可能かどうか、体系的かどうかを確認する

電子データは必ず個人データなのか

結論として、電子データであっても検索できない場合には個人データに該当しない可能性がある。

通常、電子データは検索可能であるため、個人データに該当するケースが多い。

しかし例外もある。

例えば、単に画像として保存されており、テキスト認識も行われていない状態で、個人を検索できない場合などである。

このようなケースでは検索性が問題となる。

したがって、電子データであることのみを理由に個人データと判断するのではなく、検索性や体系的構成物性を確認する必要がある。

保有個人データの考え方

自らの責任で開示・不開示を判断できるかという点が重要な判断要素となる。

名刺管理SaaS提供者や倉庫などでない限り、通常は保有個人データに該当すると考えられる。

具体例②注文書・注文請書・契約書は個人情報・個人データ・保有個人データか

注文書・注文請書・契約書は個人データか

担当者名や代表者名が記載された契約書等は個人情報であり、整理された状態で管理されていれば個人データにも該当する。

個人情報該当性

注文書、注文請書、契約書には、

• 担当者名
• 社長名
• 部長名

などの個人名が含まれることが多い。

役職名付きであっても個人に関する情報であるため、個人情報に該当する。

また、公表情報であっても個人情報である。

個人データ該当性

契約書が無秩序に保管されている場合は個人データに該当しない。

一方で、

• 顧客別ファイル
• バインダー管理

などが行われていれば、通常は個人データに該当する。

保有個人データの考え方

自らの責任で開示・不開示を判断できるかという点が重要な判断要素となる。

開示権限との関係

保有個人データを考える際には、自らの責任で開示や不開示を判断できるかという観点が重要になる。

ここでいう開示権限とは、単純に外部へ見せられるかどうかという意味ではない。その意味では多くの個人データは外部に見せられないであろう。

ここでいっているのは、自社の責任において開示・不開示を決定できるかどうかという意味である。

自社契約書の場合

自社が当事者となっている契約書については、通常は保有個人データに該当する。

委託先の場合

委託関係において預かっている情報は異なる考え方となる。
※委託契約書の話をしているわけではない。

例えば電子契約ベンダーは、顧客企業の契約書を預かっている。

しかし電子契約ベンダーは、その契約書を独自の判断で開示したり不開示したりはできない。

したがって、預かっている契約書は電子契約ベンダーにとって保有個人データには該当しないという整理になる。

ケーススタディ5 契約書を段ボールに保管

状況

自社と取引先間の紙の契約書200通を段ボールに無秩序にぐちゃぐちゃに置いている。

結論

個人情報ではあるが、個人データに該当しない可能性がある。個人データに該当しなければ保有個人データにも該当しない。

ケーススタディ6 契約先別ファイル管理

状況

自社と取引先間の紙の契約書を契約先ごとに索引を付して管理。

結論

個人情報かつ個人データに該当する可能性が高い。保有個人データに該当する可能性も高い。

実務上のポイント

• 保有個人データは開示権限の観点で考える
• 自社が独自判断できるか整理する

具体例③監視カメラ映像は個人情報・個人データ・保有個人データか

監視カメラ映像は個人データか

一般的な監視カメラ映像は個人情報には該当するが、通常は個人データには該当しない。

個人情報該当性

監視カメラ映像に顔が映っていれば、氏名が分からなくても個人情報に該当する。

個人データ該当性

通常の監視カメラ映像は、特定の個人を検索する仕組みを備えていない。
そのため、一般的には個人データには該当しない。

ケーススタディ7 防犯カメラ

状況

録画だけしている一般的な監視カメラ。

結論

• 個人情報
• 通常は個人データではない
• 個人データでなければ保有個人データでもない

理由

動画で説明したとおり、通常は個人検索機能がないためである。

顔特徴量を保有している場合

ただし、顔認証や顔認識のための顔特徴量データを保有している場合には個人データに該当する可能性が一定程度高いので、慎重な検討が必要である。

個人データと保有個人データの関係

個人データに該当しない情報が保有個人データになることはない。

したがって、個人データではない監視カメラ映像は、保有個人データにも該当しない。

具体例④社員情報は個人情報・個人データ・保有個人データか

社員情報は個人データか

社員情報は通常、個人情報・個人データ・保有個人データのすべてに該当する。

個人情報該当性

社員情報は、個人情報に該当する。

個人データ該当性

例えば、

• 居住地情報
• 通勤定期券情報
• 健康診断情報
• 人事情報

などは通常検索可能な状態で管理されている。

したがって、多くの場合において個人データに該当する。

保有個人データ該当性

社員情報は委託で預かっている情報などではない。

通常は企業自身が管理責任を負い、開示等の判断を行う情報である。

したがって、保有個人データにも該当する場合が多い。

実務担当者向けQ&A

Q1. 個人情報保護法では個人情報に該当するかだけ判断すれば十分か

十分ではない。実務上の主要な規制の多くは個人データを対象としているため、個人データ該当性の検討も必要である。

Q2. 紙媒体は個人データにならないのか

ならないわけではない。検索可能で体系的に整理されていれば紙媒体でも個人データに該当する。

Q3. 名刺は個人データか

名刺は個人情報である。ただし、整理されておらず検索等できなければ個人データではない。名刺管理ソフトや整理され管理されていれば個人データとなる。

Q4. 監視カメラ映像は個人情報か

顔が映っていれば氏名が分からなくても個人情報に該当する。

Q5. 監視カメラ映像は個人データか

通常の監視カメラ映像は個人を検索できないため、一般的には個人データに該当しない。

Q6. 契約書は個人データになるのか

担当者名や代表者名等が含まれており、整理された状態で保管されていれば個人データに該当する。

Q7. 社員情報は保有個人データか

通常は個人情報・個人データ・保有個人データのすべてに該当する場合が一般的である。

Q8 公開されている代表取締役氏名も個人情報か

その通りである。公表情報であっても個人情報に該当する。

Q9 名刺は受け取った瞬間に個人データになるのか

違う。個人情報には該当するが、個人データになるかは管理方法による。

Q10 紙媒体は個人データにならないのか

違う。五十音順などで検索性があって体系的に構成されていれば個人データになる。

Q11 電子データは必ず個人データか

ほぼ個人データではあるものの、必ずではない。個人データに該当しない可能性もある。

Q12 契約書の担当者氏名は個人情報か

その通り。役職名付きであっても個人情報に該当する。

Q13 社員の健康診断情報は個人データか

通常は検索可能で体系的構成物として整理されているため個人データに該当すると思われる。

Q14 電子契約ベンダーにとって預かっている契約書は保有個人データか

通常は電子契約ベンダーの保有個人データには該当しない。

Q15 個人データでなければ保有個人データか

ならない。保有個人データは個人データの一部だからである。

Q16 なぜ個人情報より個人データが重要か

安全管理措置、三者提供規制など、企業実務上の主要規制の多くが個人データを対象としているためである。

動画解説

https://www.youtube.com/watch?v=KivUjdkG5Mw

本記事に記載しきれていない部分も動画には含まれています。動画の方が、内容が豊富で、かつ熱量や細かなニュアンスまでお伝え可能なため、ぜひ動画でご視聴ください。1.5倍速視聴もおすすめです。

タイムライン

• 個人情報と個人データの関係
• 個人情報保護法における規制対象
• 検索性と体系的構成物
• 名刺管理の実例
• 契約書・注文書の実例
• 監視カメラ映像の実例
• 社員情報の実例

まとめ

個人情報保護法を理解する際、多くの担当者は個人情報該当性に注目する。

しかし企業実務では、個人情報に該当するかだけでなく、その情報が個人データに該当するかを確認することが極めて重要である。

個人情報は最も広い概念であり、その中に個人データ、さらにその中に保有個人データが存在する。

そして安全管理措置、委託先監督、従業者監督、第三者提供などの主要な規制は個人データを中心に構築されている。

したがって実務担当者は、「個人情報かどうか」だけではなく、「検索性があるか」「体系的に構成されているか」「保有個人データに該当するか」という観点まで含めて整理する必要がある。

関連資料集

• 「個人情報等の種類と規制の違い～個人データ、保有個人データ、要配慮個人情報、個人関連情報～」
• 「個人情報とは何か~定義を理解し誤解しない」
• 2026年改正に限られない、個人情報保護法実務解説全般
• 個人情報保護法2026年改正解説を見る

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