【動画公開】保有個人データの開示請求が来たらどうする？人事評価情報を例に個人情報保護法の開示請求対応を解説
サマリー
本記事のポイント
個人情報保護法上、本人は保有個人データについて開示請求を行う権利を有する。
民間事業者は開示請求を受けた場合、情報を開示する義務を負う。もっとも、個人情報保護法には開示義務の例外が設けられており、たとえば、人事評価情報のように業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合には、不開示や部分開示が認められる場合がある。
本記事では、個人情報保護法上の開示請求制度について、保有個人データの考え方や人事評価情報を例にしながら整理する。
担当者がまず確認すべき事項
- 開示請求対象の情報は保有個人データに該当するか
- 自社が開示・不開示を判断する権限を有しているか
- 個人情報保護法上の開示義務の例外に該当するか
動画解説
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タイムライン
- 00:00 開示請求とは何か(プロ責法や情報公開請求との違い）
- 00:56 カルテ・試験結果の開示請求事例
- 02:31 民間事業者は必ず開示しなければならないのか
- 03:01 人事評価情報は開示請求できるのか
- 04:35 個人情報保護法33条2項の例外
- 06:13 保有個人データとは何か
- 07:10 人事評価システム利用時の整理
個人情報の開示請求とは何か
個人情報保護法上の開示請求とは、本人が自己の保有個人データについて開示を求める（見せてくれと要求する）制度である。
本人の個人情報であるので、本人がアクセスできるようにするという重要な権利であり、国際的にも各国から重要視されている権利である。アクセス権の保障は、OECD8原則の一つでもあり、GDPR上も重要な権利として規定されている。
もっとも、「開示請求」という言葉からは、
- ネット上の投稿・書き込みを誰が発信したか明らかにするよう求める発信者情報開示請求（プロバイダ責任制限法に基づく）
- 行政文書の透明化を図る情報公開請求（情報公開法、情報公開条例に基づく）
を連想する人が多い。
しかし、個人情報保護法における開示請求は、それらとは異なる制度である。
情報公開請求との違い
情報公開請求とは、国や地方公共団体が保有する行政文書の開示を求める制度である。
例えば、知事の公用車の運行履歴など、公的機関が保有する行政文書の開示を請求する場面がこれに該当する。
これに対して、個人情報保護法上の開示請求は、本人が「自分に関する個人データを見せてください」と求める制度である。
両者は名称が似ているものの、対象となる情報も制度趣旨も異なる。
個人情報の開示請求で問題になる情報
個人情報の開示請求の対象となり得る情報としては、様々なものが考えられるが、
例えば、試験結果などが挙げられる。
試験によっては合否しか通知されない場合がある。しかし、本人としては具体的な点数を知りたい場合がある。そのような場合には、開示請求によって点数の開示を求めることがある。
また、病院のカルテ情報も開示請求対象の代表例である。
カルテ情報は患者本人の個人データであるため、患者本人が病院に対して開示請求を行うことができる。
実務上のポイント
- 情報公開請求と個人情報の開示請求は別制度である
- 本人が自己情報を確認しアクセスするための制度である
- テスト結果やカルテ情報は個人情報の開示請求の典型例である
- 開示請求の対象となるかは保有個人データ該当性が重要となる
民間事業者は開示請求に必ず応じなければならないのか
民間事業者は原則として開示義務を負うが、例外が存在する。
実務上は、「開示請求が来た以上、全て開示しなければならないのではないか」と考える担当者も少なくない。しかし、個人情報保護法では例外規定が設けられている。
開示請求対応は多くの企業にとって非日常業務である
開示請求対応を日常的に行っている事業者も存在する。
しかし、多くの民間事業者にとって、開示請求への対応は発生頻度が低い業務である。
そのため、突然開示請求を受けると、
「これは開示しなければならないのか」
「何を基準に判断すればよいのか」
という疑問を持つことが少なくない。
本人には開示請求権がある
個人情報保護法上、本人には保有個人データの開示を求める権利が認められている。
すなわち、本人は事業者に対して「見せてほしい」と要求することができる。
開示義務には例外がある
事業者は、個人情報を開示する法的義務がある。
しかしながら、法律上認められた例外に該当する場合には、不開示又は部分開示とすることが可能である。
実務上のポイント
- 本人には開示請求権が認められている
- 事業者には原則として開示義務がある
- ただし例外規定に該当する場合は部分開示や不開示が可能である
- 開示義務の例外の検討が重要となる
人事評価情報は開示請求の対象になるのか
人事評価情報を例に考える。
人事評価情報は本人に関する情報であり、開示請求の対象となり得る。
一方で、人事評価情報には開示義務の例外が認められる場面も存在する。
人事査定情報の具体例
企業では、人事査定において様々な情報が記録されている。
例えば、
- 評価結果
- 上司によるコメント
- 詳細な評価メモ
- 評価者による所見
などである。
本人に対しては面談等で評価結果が伝えられている場合も多い。
しかし、内部ではさらに詳細なコメントや評価記録が保存されていることもある。
こうした情報について、本人が開示請求を行うケースを考える。
人事評価情報を全て開示すると問題が生じる場合がある
仮に人事評価に関する詳細なコメントまで全て開示された場合、人事評価制度そのものに支障が生じる可能性がある。
そのため、人事評価情報だから当然に不開示になるというわけではない一方、業務への影響を考慮する必要がある。
部分開示という対応
実務的には、全部開示か全部不開示かだけではない。
一部を黒塗りとしたうえで開示する、いわゆる部分開示という対応も考えられる。
人事評価情報については部分開示となる場合が多いと考えられる。その根拠は以下に述べる。
個人情報保護法33条2項の開示義務の例外
個人情報保護法33条2項には、開示義務の例外が定められている。
個人情報取扱事業者は、前項の規定による請求を受けたときは、本人に対し、同項の規定により当該本人が請求した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）により、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
一 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
二 当該個人情報取扱事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
三 他の法令に違反することとなる場合
したがって、担当者は開示請求を受けた場合、まず開示が原則であることを前提としつつ、例外に該当するかを検討する必要がある。
業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれ
人事評価情報の場合、個人情報保護法33条2項2号に該当する情報の存在が考えられる。
すなわち、
「事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合」
である。
人事評価制度に重大な影響が生じるような情報については、この例外に該当し、不開示が可能となる可能性がある。
どの人事評価情報でも不開示になるわけではない
もっとも、人事評価情報であることのみを理由として、一律に不開示とすることはできない。
重要なのは、実際に業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがあるかどうかである。
したがって、
- 支障がない情報は開示
- 支障がある情報は不開示
となり、結果として部分開示という整理になる場合が多いと想定される。
開示義務と例外の比較表
| 原則 | 例外 | |
|---|---|---|
| 本人から開示請求があった場合 | 開示義務がある | 法律上の例外に該当すれば不開示・部分開示可 |
| 法的根拠 | 個人情報保護法上の開示請求権 | 個人情報保護法33条2項 |
| 判断方法 | 本人の権利を尊重 | 例外事由の有無を個別判断 |
| 人事評価情報 | 対象 | 業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合は不開示・部分開示があり得る |
| 実務上の対応 | 開示を前提に検討 | 全部不開示ではなく部分開示をまずは検討 |
人事評価情報の整理表
| 情報 | 整理 |
|---|---|
| 評価結果 | 開示対象となる場合が多いのではないか |
| 面談等で伝えられる評価内容 | 開示対象となる場合が多い |
| 詳細な評価コメント | 不開示・部分開示が問題となりやすい |
| 評価者の所見 | 個別判断が必要 |
| 人事査定メモ | 個別判断が必要 |
| 判断基準 | 業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがあるか |
実務上のポイント
- 人事評価情報でも一律には扱えない
- 個別具体的な検討が必要である
- 全部開示か全部不開示かだけではない
- 部分開示という対応も検討対象となる
保有個人データとは何か
保有個人データに該当するかどうかは、開示請求制度を理解するうえで極めて重要である。
簡単にいうと、事業者が開示等を行う権限を有する個人データのことである。
保有個人データの定義
個人情報保護法16条4項で定義されている。
４ この章において「保有個人データ」とは、個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの以外のものをいう。
（参考）
1 この章及び第八章において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの（利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。）をいう。
一 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
二 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの
２ この章及び第六章から第八章までにおいて「個人情報取扱事業者」とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。
一 国の機関
二 地方公共団体
三 独立行政法人等
四 地方独立行政法人
３ この章において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
保有個人データの考え方
保有個人データとは、事業者が開示等を行う権限を有する個人データであり政令で定める例外に該当しないものをいう。
ここで重要なのは、「開示権限を有する権限があるかどうか」と「開示するかどうか」は別の問題であるという点である。
保有個人データであっても不開示となる場合がある
人事評価情報は典型例である。
人事評価情報について、最終的に不開示又は部分開示となる場合があるとしても、その判断権限を会社が有しているのであれば、その会社にとっては保有個人データに該当する。
したがって、
「不開示だから保有個人データではない」
という関係にはならない。
- 保有個人データ該当性と開示可否は別問題である
- 開示判断権限の有無が重要な要素となる
- 不開示となる情報でも保有個人データに該当し得る
人事評価システムの事例で考える保有個人データ
人事評価システムを利用しているケースを考えると、保有個人データの考え方が理解しやすい。
人事評価システムに保存された情報
例えば、人事評価システムや人事評価アプリが存在するとする。
そのシステムには、
- 評価者が入力した評価
- 社員に対するコメント
- 査定情報
などが保存されている。
システム提供会社の立場
仮に社員本人がシステム提供会社に対して、
「私の人事評価情報を開示してください」
と請求した場合を考える。
この場合、システム提供会社は、
「開示するかしないかを自社では判断できない」
という立場になる。
開示してよいか、不開示とすべきかを判断する権限は、利用企業側にあるからである。
利用企業側の立場
一方で、その社員が所属する会社には、開示するかどうかを判断する権限がある。
したがって、その人事評価情報は利用企業にとっての保有個人データとなる。
開示主体と委託先の比較表
| 項目 | 社員が所属する会社 | 人事評価システム提供会社 |
|---|---|---|
| 人事評価情報 | 責任をもって保有・管理している | 預かっているだけ |
| 開示可否の判断権限 | ○ | × |
| 開示請求への対応主体 | ○ | 原則として対応主体ではない |
| 保有個人データ該当性 | ○ | × |
| 理由 | 開示・不開示等を判断できるため | 開示・不開示等を判断できないため |
実務上のポイント
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 用語 | 保有個人データ |
| ポイント | 事業者が開示等の権限を持つ個人データ |
| 重要な判断基準 | 事業者に開示・不開示等を判断する権限があるか |
| 誤解しやすい点 | 「開示権限があるか」と「実際に開示するか/できるか」は別問題 |
| 保有個人データの例 | 人事評価情報は不開示となる場合があっても、会社に判断権限があれば保有個人データになり得る |
| 非保有個人データの例 | 人事評価アプリ提供会社は開示判断権限を持たないため、その情報はアプリ会社の保有個人データとは整理されない |
動画解説
本記事の動画↓
保有個人データと個人データの説明動画↓
Q&A
Q1 個人情報の開示請求と情報公開請求は同じ制度か
異なる。情報公開請求は行政文書の開示を求める制度であり、個人情報の開示請求は本人が自己の個人データの開示を求める制度である。
Q2 民間事業者は開示請求を受けたら必ず開示しなければならないのか
原則、開示義務がある。ただし、個人情報保護法上の例外に該当する場合には不開示又は部分開示が認められる。
Q3 人事評価情報は開示請求の対象となるのか
人事評価情報は、開示請求の対象となり得る。
Q4 人事評価情報は常に開示しなくてよいのか
そのような整理ではない。業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがあるかどうか等の例外事由該当性を検討する必要がある。
Q5 保有個人データ該当性と開示の可否は同じ問題か
異なる問題である。保有個人データに該当しても、不開示又は部分開示となる場合がある。
Q6 人事評価システムの提供会社が開示請求に対応するのか
開示の可否を判断する権限を有する利用企業側が対応主体となる。もっとも、当該利用企業の指示のもと、人事評価システムの提供会社がデータを抽出したりデータを提供する行為を代行することは可能。
まとめ
個人情報保護法上、本人には保有個人データの開示請求権が認められている。
民間事業者は開示義務を負い、当該義務は法的義務である。もっとも、個人情報保護法33条2項には開示義務の例外が定められており、業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合には、不開示又は部分開示が認められる可能性がある。
また、開示請求の対象は、保有個人データである。
保有個人データに該当するためには、その会社が開示等の判断権限を有することが必要だが、判断権限をもっていることと、実際に開示するかどうかは別問題である。
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